Optimizing Clinical Trials Successfully
Bringing structure, quality and momentum to clinical trials
Clinical research is complex, demanding and uncertain.
Only around one in ten medicines entering clinical development will ultimately reach the market. That makes it essential to use time, knowledge, capacity and resources as effectively as possible.
Efficiency is not about cutting corners.
It is about creating clarity, recognising risks early, making informed decisions and ensuring that people and processes support progress instead of slowing it down.
OCTS supports sponsors, CROs, biotech companies and academic research teams with senior clinical operations expertise, practical improvement and clinical research development.
From early phase studies to complex multi-site trials, OCTS connects strategy, people and execution.
How OCTS supports you
Clinical trials need more than execution.
Studies rarely slow down because people are not committed.
They slow down when responsibilities become unclear, communication gets fragmented, timelines no longer reflect operational reality or processes lose their purpose.
The result is familiar.
Teams become reactive. Issues remain unresolved. Sites receive conflicting information. Valuable time is spent managing complexity instead of moving the study forward.
OCTS brings structure where studies become complex, alignment where teams become fragmented and momentum where execution slows down.
The aim is not to create more process.
The aim is to make the process work.
Three ways OCTS supports your organisation
Every organisation and study requires a different level of support.
Sometimes the work needs to be taken over.
Sometimes the best solution is to improve it together.
And sometimes the greatest value comes from giving teams the knowledge and tools to do it themselves.
I do it for you
Senior operational support when the work needs to move forward
OCTS steps directly into clinical operations, trial management or project oversight and takes responsibility for execution.
Support may include:
- Clinical trial and project management
- Study start-up and operational planning
- Feasibility and site selection
- Monitoring, site initiation and close-out
- Site management and vendor oversight
- Contract and budget management
- Trial documentation and project oversight
- GCP, quality and inspection readiness
OCTS quickly understands complex environments, establishes priorities and keeps the work moving.
Let's do it together
Improving execution together with your team
Adding capacity is not always the answer.
Sometimes a study or organisation needs clearer responsibilities, better collaboration, stronger oversight or a more consistent way of working.
OCTS works alongside your team to identify what is causing delay, uncertainty or unnecessary complexity.
Together, we turn challenges into practical improvements that fit the study and the organisation.
Support may include:
- Operational health checks
- Reviewing processes and ways of working
- Clarifying roles, responsibilities and ownership
- Improving collaboration between sponsor, CRO, vendor and site
- Identifying bottlenecks and operational risks
- Translating strategy into realistic execution
- Strengthening escalation and follow-up structures
- Developing practical workflows, tools and working agreements
The objective is not only to solve the immediate issue.
It is to create a stronger and more sustainable way of working.
Improve your clinical operations
Do it yourself
Building capable and confident clinical research teams
Sustainable quality depends on people who understand what is expected, why it matters and how to apply that knowledge in practice.
OCTS helps clinical research professionals and teams build the knowledge, confidence and practical judgement needed to work independently.
Support may include:
- Practical GCP training
- Role and study readiness
- CRA, CTA and study coordinator development
- Monitoring and site oversight in practice
- Risk awareness and proportionate decision-making
- Communication, ownership and escalation
- Practical tools, templates and guidance
- Focused learning for individuals and teams
The focus is always practical.
Not theory for the sake of theory, but knowledge that can be used in daily clinical research.
The OCTS approach
One approach across every assignment
See. Align. Move.
The three OCTS propositions describe how support can be delivered.
See. Align. Move. describes how OCTS works.
See
Understand what is really happening.
Not only what trackers, reports and procedures suggest, but what is happening within the study, team and operational reality.
What is working?
Where are the risks?
What is slowing progress down?
Align
Create clarity between people, processes, responsibilities and expectations.
This means bringing the right stakeholders together, challenging assumptions and making sure that strategy can actually be executed.
Move
Translate insight into action.
Clear decisions, realistic ownership and practical next steps that create visible progress.
The OCTS approach can be applied within operational support, project improvement, study rescue, training and team development.
Where OCTS adds value
OCTS supports organisations throughout the clinical trial lifecycle.
Clinical operations
- Study start-up
- Feasibility and site selection
- Site management
- Monitoring and close-out
- Vendor oversight
- Operational troubleshooting
Trial and project oversight
- Operational planning
- Timeline and deliverable management
- Risk and issue management
- Budget and contract oversight
- Stakeholder coordination
- Study recovery and realignment
Quality and readiness
- GCP in daily practice
- Site quality support
- Audit and inspection readiness
- Process review
- Risk-based and proportionate quality
- Practical quality solutions
Team and professional development
- CRA and CTA development
- Site staff guidance
- Role and study readiness
- Team coaching
- Practical training
- Knowledge transfer
Who OCTS supports
Sponsors and biotech companies
For organisations that need a partner who understands both strategic objectives and operational reality.
CROs
For projects that require experienced execution, clearer oversight or additional senior expertise.
Academic research teams and sites
For clinical research that needs to remain compliant, practical and workable for the people delivering it.
Clinical operations teams
For teams that want to improve confidence, ownership, consistency and quality.
Why work with OCTS
OCTS is not built around volume.
It is built around impact.
You work directly with an experienced clinical research professional who understands the pressure of timelines, the importance of quality and the complexity of working across sponsors, CROs, vendors and sites.
You can expect:
- More than 18 years of clinical research experience
- Fast understanding of complex situations
- A pragmatic and structured approach
- Strong communication across organisational boundaries
- Quality-focused thinking without unnecessary bureaucracy
- Clear ownership and follow-up
- Solutions grounded in operational reality
OCTS brings structure without slowing people down.
About Femke Overmars
Connecting strategy with operational reality
OCTS was founded by Femke Overmars, an experienced clinical research professional with more than 18 years of experience across Phase I to Phase IV clinical trials.
Femke has worked as a Clinical Research Associate, Clinical Trial Manager, Project Manager and operational lead within sponsors, CROs, biotech companies, academic organisations and research sites.
This broad experience allows her to see where clinical trial strategy and daily execution no longer connect.
Where expectations do not match capacity.
Where responsibilities have become unclear.
Where communication creates activity, but not progress.
And where processes need to become simpler, sharper and more effective.
Femke's approach is pragmatic, direct and people-focused.
She brings structure without creating unnecessary complexity and helps teams focus on what is truly needed to move forward.
Her work is grounded in clarity, ownership, collaboration and quality.
Because sustainable progress does not come from completing more tasks.
It comes from ensuring that the right people understand what needs to happen, why it matters and what they are responsible for.
Quality and efficiency strengthen each other
Quality in clinical research cannot be compromised.
But complexity does not automatically create quality.
Unclear responsibilities, duplicated work, fragmented communication and avoidable delays consume valuable resources without bringing a medicine closer to the patient.
OCTS believes that quality and efficiency should strengthen each other.
Clear responsibilities improve execution.
Earlier risk recognition improves decision-making.
Stronger ownership improves follow-up.
Better communication prevents avoidable delay.
That is how OCTS helps optimise clinical trials successfully.
Let's bring clarity back into your clinical trial
Does your study need experienced operational support?
Does your team need more structure, alignment or consistency?
Or do you want to strengthen the knowledge and capability within your organisation?
Let's discuss what is needed and which level of support fits best.
Femke Overmars
Founder of OCTS
Optimizing Clinical Trials Successfully
Optimizing Clinical Trials Successfully
Bringing structure, quality and momentum to clinical trials
Klinisch onderzoek is complex, veeleisend en onzeker.
Slechts ongeveer een op de tien geneesmiddelen die de klinische ontwikkelfase ingaan, bereikt uiteindelijk de markt. Daarom is het essentieel om tijd, kennis, capaciteit en middelen zo effectief mogelijk in te zetten.
Efficientie gaat niet over het nemen van shortcuts.
Het gaat over het creeren van duidelijkheid, het vroegtijdig herkennen van risico's, het nemen van onderbouwde beslissingen en ervoor zorgen dat mensen en processen vooruitgang ondersteunen in plaats van vertragen.
OCTS ondersteunt sponsors, CRO's, biotechbedrijven en academische onderzoeksteams met senior expertise in clinical operations, praktische verbetering en ontwikkeling in klinisch onderzoek.
Van vroege fase studies tot complexe multi-site trials verbindt OCTS strategie, mensen en uitvoering.
How OCTS supports you
Klinische studies vragen om meer dan alleen uitvoering.
Studies vertragen zelden omdat mensen niet betrokken zijn.
Ze vertragen wanneer verantwoordelijkheden onduidelijk worden, communicatie versnipperd raakt, tijdlijnen niet meer aansluiten op de operationele realiteit of processen hun doel verliezen.
Het resultaat is herkenbaar.
Teams worden reactief. Issues blijven liggen. Sites ontvangen tegenstrijdige informatie. Waardevolle tijd gaat verloren aan het managen van complexiteit in plaats van het vooruitbrengen van de studie.
OCTS brengt structuur waar studies complex worden, alignment waar teams versnipperen en momentum waar uitvoering vertraagt.
Het doel is niet om meer proces toe te voegen.
Het doel is om het proces te laten werken.
Three ways OCTS supports your organisation
Elke organisatie en elke studie vraagt om een ander niveau van ondersteuning.
Soms moet het werk worden overgenomen.
Soms is samen verbeteren de beste oplossing.
En soms ontstaat de meeste waarde door teams de kennis en tools te geven om het zelf te doen.
I do it for you
Senior operationele ondersteuning wanneer het werk vooruit moet.
OCTS stapt direct in clinical operations, trial management of project oversight en neemt verantwoordelijkheid voor de uitvoering.
Ondersteuning kan bestaan uit:
- Clinical trial en project management
- Study start-up en operationele planning
- Feasibility en site selectie
- Monitoring, site initiation en close-out
- Site management en vendor oversight
- Contract- en budgetmanagement
- Trial documentatie en project oversight
- GCP, kwaliteit en inspection readiness
OCTS begrijpt complexe omgevingen snel, stelt prioriteiten en houdt het werk in beweging.
Verken operationele ondersteuning
Let's do it together
Samen met je team de uitvoering verbeteren.
Extra capaciteit toevoegen is niet altijd het antwoord.
Soms heeft een studie of organisatie behoefte aan duidelijkere verantwoordelijkheden, betere samenwerking, sterkere oversight of een consistentere manier van werken.
OCTS werkt naast je team om te identificeren wat vertraging, onzekerheid of onnodige complexiteit veroorzaakt.
Samen vertalen we uitdagingen naar praktische verbeteringen die passen bij de studie en de organisatie.
Ondersteuning kan bestaan uit:
- Operationele health checks
- Review van processen en werkwijzen
- Verduidelijken van rollen, verantwoordelijkheden en eigenaarschap
- Verbeteren van samenwerking tussen sponsor, CRO, vendor en site
- Identificeren van bottlenecks en operationele risico's
- Vertalen van strategie naar realistische uitvoering
- Versterken van escalatie- en opvolgstructuren
- Ontwikkelen van praktische workflows, tools en werkafspraken
Het doel is niet alleen om het acute probleem op te lossen.
Het doel is om een sterkere en duurzamere manier van werken te creeren.
Verbeter je clinical operations
Do it yourself
Capabele en zelfverzekerde klinische onderzoeksteams opbouwen.
Duurzame kwaliteit hangt af van mensen die begrijpen wat er verwacht wordt, waarom het belangrijk is en hoe die kennis in de praktijk toe te passen.
OCTS helpt professionals en teams in klinisch onderzoek om de kennis, het vertrouwen en het praktische beoordelingsvermogen op te bouwen om zelfstandig te werken.
Ondersteuning kan bestaan uit:
- Praktische GCP-training
- Rol- en study readiness
- CRA-, CTA- en study coordinator-ontwikkeling
- Monitoring en site oversight in de praktijk
- Risicobewustzijn en proportionele besluitvorming
- Communicatie, eigenaarschap en escalatie
- Praktische tools, templates en guidance
- Gerichte ontwikkeling voor individuen en teams
De focus is altijd praktisch.
Geen theorie om de theorie, maar kennis die direct toepasbaar is in het dagelijks klinisch onderzoek.
The OCTS aanpak
Een aanpak voor elke opdracht
Zien. Afstemmen. Bewegen.
De drie OCTS-proposities beschrijven hoe ondersteuning geleverd kan worden.
Zien. Afstemmen. Bewegen. beschrijft hoe OCTS werkt.
Zien
Begrijpen wat er echt gebeurt.
Niet alleen wat trackers, rapportages en procedures laten zien, maar wat er gebeurt binnen de studie, het team en de operationele realiteit.
Wat werkt?
Waar zitten de risico's?
Wat vertraagt de voortgang?
Afstemmen
Duidelijkheid creeren tussen mensen, processen, verantwoordelijkheden en verwachtingen.
Dit betekent de juiste stakeholders samenbrengen, aannames bevragen en zorgen dat strategie ook echt uitvoerbaar is.
Bewegen
Inzicht vertalen naar actie.
Duidelijke beslissingen, realistisch eigenaarschap en praktische vervolgstappen die zichtbare vooruitgang opleveren.
De OCTS-aanpak is toepasbaar binnen operationele ondersteuning, projectverbetering, study rescue, training en teamontwikkeling.
Where OCTS adds value
OCTS ondersteunt organisaties in de volledige lifecycle van klinische studies.
Clinical operations
- Study start-up
- Feasibility en site selectie
- Site management
- Monitoring en close-out
- Vendor oversight
- Operationele troubleshooting
Trial and project oversight
- Operationele planning
- Timeline- en deliverablemanagement
- Risico- en issuemanagement
- Budget- en contractoversight
- Stakeholdercoordinatie
- Study recovery en realignment
Quality and readiness
- GCP in de dagelijkse praktijk
- Site quality support
- Audit- en inspection readiness
- Procesreview
- Risicogebaseerde en proportionele kwaliteit
- Praktische kwaliteitsoplossingen
Team and professional development
- CRA- en CTA-ontwikkeling
- Begeleiding van siteteams
- Rol- en study readiness
- Teamcoaching
- Praktische training
- Kennisoverdracht
Who OCTS supports
Sponsors en biotechbedrijven
Voor organisaties die een partner zoeken die zowel strategische doelstellingen als operationele realiteit begrijpt.
CRO's
Voor projecten die ervaren uitvoering, duidelijkere oversight of extra senior expertise nodig hebben.
Academische onderzoeksteams en sites
Voor klinisch onderzoek dat compliant, praktisch en werkbaar moet blijven voor de mensen die het uitvoeren.
Clinical operations teams
Voor teams die vertrouwen, eigenaarschap, consistentie en kwaliteit willen versterken.
Why work with OCTS
OCTS is niet gebouwd op volume.
Het is gebouwd op impact.
Je werkt direct samen met een ervaren clinical research professional die de druk van tijdlijnen begrijpt, het belang van kwaliteit ziet en de complexiteit kent van samenwerken met sponsors, CRO's, vendors en sites.
Je mag rekenen op:
- Meer dan 18 jaar ervaring in klinisch onderzoek
- Snel inzicht in complexe situaties
- Een pragmatische en gestructureerde aanpak
- Sterke communicatie over organisatiegrenzen heen
- Kwaliteitsgericht denken zonder onnodige bureaucratie
- Duidelijk eigenaarschap en opvolging
- Oplossingen gebaseerd op operationele realiteit
OCTS brengt structuur zonder mensen af te remmen.
About Femke Overmars
Strategie verbinden met operationele realiteit
OCTS is opgericht door Femke Overmars, een ervaren clinical research professional met meer dan 18 jaar ervaring in Phase I tot en met Phase IV klinische trials.
Femke werkte als Clinical Research Associate, Clinical Trial Manager, Project Manager en operationeel lead binnen sponsors, CRO's, biotechbedrijven, academische organisaties en research sites.
Deze brede ervaring maakt het mogelijk om te zien waar trialstrategie en dagelijkse uitvoering niet meer op elkaar aansluiten.
Waar verwachtingen niet passen bij capaciteit.
Waar verantwoordelijkheden onduidelijk zijn geworden.
Waar communicatie activiteit oplevert, maar geen vooruitgang.
En waar processen eenvoudiger, scherper en effectiever moeten worden.
Femke's aanpak is pragmatisch, direct en mensgericht.
Ze brengt structuur zonder onnodige complexiteit te creeren en helpt teams focussen op wat echt nodig is om vooruit te komen.
Haar werk is gebaseerd op duidelijkheid, eigenaarschap, samenwerking en kwaliteit.
Want duurzame vooruitgang ontstaat niet door meer taken af te vinken.
Het ontstaat door ervoor te zorgen dat de juiste mensen begrijpen wat er moet gebeuren, waarom dat belangrijk is en waar zij verantwoordelijk voor zijn.
Quality and efficiency strengthen each other
Kwaliteit in klinisch onderzoek mag nooit ter discussie staan.
Maar complexiteit zorgt niet automatisch voor kwaliteit.
Onduidelijke verantwoordelijkheden, dubbel werk, versnipperde communicatie en vermijdbare vertragingen kosten waardevolle middelen zonder een geneesmiddel dichter bij de patient te brengen.
OCTS gelooft dat kwaliteit en efficientie elkaar moeten versterken.
Duidelijke verantwoordelijkheden verbeteren de uitvoering.
Vroegere risicoherkenning verbetert besluitvorming.
Sterker eigenaarschap verbetert opvolging.
Betere communicatie voorkomt vermijdbare vertraging.
Zo helpt OCTS clinical trials succesvol te optimaliseren.
Laten we weer duidelijkheid brengen in je clinical trial
Heeft je studie ervaren operationele ondersteuning nodig?
Heeft je team meer structuur, alignment of consistentie nodig?
Of wil je de kennis en capaciteit binnen je organisatie versterken?
Laten we bespreken wat nodig is en welk ondersteuningsniveau het beste past.
Femke Overmars
Founder of OCTS
Optimizing Clinical Trials Successfully